Complaint Letter

Complaint Letters
An effective complaint letter is short and to the point and includes documentation. Written correctly it can also help make your voice heard and achieve your goals.


How to write a complaint letter that gets results

Keep in mind that most errors are unintentional
and realize that most businesses and organizations want to address and clear up complaints quickly in order to have satisfied customers or members.

Address your letter to a specific person
Letters addressed to "Dear Sir" or "To Whom it May Concern" are not as effective and will likely not reach the right person. Call ahead and ask for the name of the manager and his or her administrative assistant. Writing to the assistant may ensure your letter reaches the manager.

Begin your letter on a positive tone
Consider how you'd react if an angry customer approaches you and shouts obscenities versus someone who smiles who begins the conversion with compliments.

Be brief
Keep your complaint letter to one page, and write short paragraphs rather than long ones.

Be honest and straightforward
Include sufficient detail to back up your claim and to show that you have thoroughly researched the subject. However, omit irrelevant details.

Maintain a firm but respectful tone, and avoid aggressive, accusing language
Keep your complaint letter concise and professional.

Send only photocopies of receipts and other documents, and retain all originals
Keep a copy of the complaint letter for your records.

Get other signatures
In many cases, you can increase the effectiveness of your letter by getting several others to sign it with you. This is particularly the case when trying to influence or change legislation, denouncing material from the media, and so forth.

Do not threaten!
If a company has repeatedly given you bad service and refuses to correct the situation and you feel that your only recourse is to pursue legal action, voice your feelings in a tactful but firm way. However, don't threaten legal action unless you are willing to follow through with it.

Avoid making generalizations
about the company or organization if your complaint letter focuses on a single individual.

Use tact, and be direct, but respectful
If you need to make a complaint to or about people that you will still have contact with on a regular basis, your complaint needs to accomplish its purpose without destroying the relationship.

Include your contact information
Include your name, address, phone number, and e-mail address, if desired, so that the person(s) can reach you to discuss any questions or concerns.

If a first letter does not bring action, assume a stronger but still respectful tone in the next one.
If two or three letters do not resolve the problem, send one to the president or CEO of the company or entity. In each case, be firm but polite.


With a well-written complaint letter you can:
- Clearly make your complaint to the person(s) involved.
- State plainly and directly your reason(s) for making the complaint.
- Indicate what the reader can or should do to address your complaint, and specify how long you are willing to wait to have your complaint resolved. (Be reasonable.)
- Communicate clearly, but respectfully, that you are dissatisfied with the service you have received.
- Explain why your suggestion or request for retribution should be granted (if you made one).
- Make your concerns known to politicians and bureaucrats. (Note: Your letter is more likely to be answered if you discuss specific concerns rather than political issues.)


Complaint Latter Example



PT .JAYA
Jl. Tebet No.99
Jakarta
INDONESIA


18th April 2010


PT ABADI
Jl. Kalimantan 123
Bogor
INDONESIA


Dear Sirs,

We regret to have to cormplain about late delivery of the
filing cabinets ordered on 2nd April 2010 We did not receive
them until this morning though you had guaranteed delivery within
a week. It was on this undirstanding that we placed the other.
unfortunately, there have been similar delays on several previous
occasions and their increasing frequency in recent months compels
us to say that business between us cannot be continued in
conditions such as these.
We have felt it is necessary to make our feelings khown
Since we cannot give reliable delivery dates to our customers
unless we count on undertaking given by our suppliers We hope
you will understand how we are placed that from now on we can
rely upon punctual completion of our orders.


Yours faithfully

Read more "Complaint Letter..."

Letter Of Inquiry

A letter of inquiry asks someone for specific information. Insome cases, such as a request for promotional material, the recipient will have a clear interest inresponding to your letter. In other cases, such as a request for specific information on a product,the recipient may or may not be as motivated to respond quickly. Consequently, always make thetone of the letter friendly and make it easy for the recipient to identify and provide theinformation you need.

Format of a Letter of Inquiry
Follow this format in writing a letter of inquiry:

1. In the first paragraph, identify yourself and, if appropriate, your position, and your institution or firm.

2. In the second paragraph, briefly explain why you are writing and how you will use the requested information. Offer to keep the response confidential if such an offer seems reasonable.

3. List the specific information you need. You can phrase your requests as questions or as a list of specific items of information. In either case, make each item clear and discrete.

4. Conclude your letter by offering your reader some incentive for responding.

Example Letter Of Inquiry


Letters of Inquiry

Read more "Letter Of Inquiry..."

Six Example Style Of Business Letter

1.

2.

3.

4.

5.

6.


Legend of picture number one
1.Return Address: If your stationery has a letterhead, skip this. Otherwise, type your name, address and optionally, phone number. These days, it's common to also include an email address.

2.Date: Type the date of your letter two to six lines below the letterhead. Three are standard. If there is no letterhead, type it where shown.

3.Reference Line: If the recipient specifically requests information, such as a job reference or invoice number, type it on one or two lines, immediately below the Date If you're replying to a letter, refer to it here. For example,
• Re: Job # 625-01
• Re: Your letter dated 1/1/200x.

4.Special Mailing Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. Examples include
• SPECIAL DELIVERY
• CERTIFIED MAIL
• AIRMAIL

5.On-Arrival Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. You might want to include a notation on private correspondence, such as a resignation letter.Include the same on the envelope are
• PERSONAL
• CONFIDENTIAL

6.Inside Address: Type the name and address of the person and/or company to whom you're sending the letter, three to eight lines below the last component you typed. Four lines are standard. If you type an Attention Line (7), skip the person's name here. Do the same on the envelope

7.Attention Line: Type the name of the person to whom you're sending the letter. If you type the person's name in the Inside Address (6), skip this. Do the same on the envelope

8.Salutation: Type the recipient's name here. Type Mr. or Ms. [Last Name] to show respect, but don't guess spelling or gender. Some common salutations are
• Ladies:
• Gentlemen:
• Dear Sir:
• Dear Sir or Madam:
• Dear [Full Name]:
• To Whom it May Concern:

9.Subject Line: Type the gist of your letter in all uppercase characters, either flush left or centered. Be concise on one line. If you type a Reference Line (3), consider if you really need this line. While it's not really necessary for most employment-related letters, examples are below.
• SUBJECT: RESIGNATION
• LETTER OF REFERENCE
• JOB INQUIRY

10.Body: Type two spaces between sentences. Keep it brief and to the point.

11.Complimentary Close: What you type here depends on the tone and degree of formality. For example,
• Respectfully yours (very formal)
• Sincerely (typical, less formal)
• Very truly yours (polite, neutral)
• Cordially yours (friendly, informal)

12.Signature Block: Leave four blank lines after the Complimentary Close (11) to sign your name. Sign your name exactly as you type it below your signature. Title is optional depending on relevancy and degree of formality. Examples are
• John Doe, Manager
• P.Smith Director, Technical Support
• R. T. Jones - Sr. Field Engineer

13.Identification Initials: If someone typed the letter for you, he or she would typically include three of your initials in all uppercase characters, then two of his or hers in all lowercase characters. If you typed your own letter, just skip it since your name is already in the Signature Block (12). Common styles are below.
• JAD/cm
• JAD:cm
• clm

14.Enclosure Notation: This line tells the reader to look in the envelope or more. Type the singular for only one enclosure, plural for more. If you don't enclose anything, skip it. Common styles are below.
• Enclosure
• Enclosures: 3
• Enclosures (3)

15.cc: Stands for courtesy copies (formerly carbon copies). List the names of people to whom you distribute copies, in alphabetical order. If addresses would be useful to the recipient of the letter, include them. If you don't copy your letter to anyone, skip it.

Read more "Six Example Style Of Business Letter..."

Langkah - Langkah dan Tips Bagi Para Pengguna Lensa Kontak Pada Mata

Langkah Sebelum Menggunakan Lensa Kontak

- Langkah pertama yang harus diperhatikan adalah sebaiknya datang terlebih dahulu ke dokter mata,agar dokter mata dapat mendiagnosis jenis lensa kontak bisa tidaknya digunakan. Karna tidak semua jenis lensa kontak yang cocok atau aman untuk kornea mata kita.

- Jangan mengambil tindakan sendiri dengan datang ke optik mata untuk membeli lensa kontak.Apalagi lensa mata memiliki ketentuan - kententuan dalam penggunaannya.

Lensa kontak yang tidak berkualitas memiliki kecendrungan mudah membuat mata alergi atau menjadikan kornea mata menjadi terinfeksi. Karenanya disarankan gunakan lensa kontak berkualitas.


Tips Bagi Pengguna Lensa Mata

1. Agar penglihatan mata tetap terjaga atau tidak memperburuk penglihatan mata yang sudah minus, perbanyak makan sayur - sayuran berwarna hijau dan buah - buahan
2. Gunakan kacamata hitam pada saat pengguna lensa kontak berada di luar ruangan.
3. Selalu berkedip saat menggunakan menggunakan lensa kontak. Terutama saat berada di depan komputer.
4. Jangan menggunakan lensa kontak dalam jangka waktu lama. Perhatikan peraturan penggunaan yang telah ditetapkan
5. Periksa berkala ke dokter mata setiap minimal 6 bulan sekali atau paling lama tiap 1 tahun sekali..


Referensi : Tabloid Wanita Indonesia

Read more "Langkah - Langkah dan Tips Bagi Para Pengguna Lensa Kontak Pada Mata..."

DAFTAR PUSTAKA

Pengertian daftar pustaka :
Daftar pustaka (bibliografi) merupakan sebuah daftar yang berisi judul buku-buku, artikel-artikel, dan bahan-bahan penerbitan lainnya, yang mempunyai pertalian dengan sebuah karangan (contohnya: thesis). Melalui daftar pustaka yang disertakan pada akhir tulisan, para pembaca dapat melihat kembali pada sumber aslinya.

Syarat-syarat penulisan daftar pustaka :
• Daftar pustaka disusun berdasarkan urutan alfabet, berturut-turut dari atas ke bawah, tanpa menggunakan angka arab (1,2,3, dan seterusnya).
• Cara penulisan daftar pustaka sebagai berikut:
Tulis nama pengarang (nama pengarang bagian belakang ditulis terlebih dahulu, baru nama depan)
-Tulislah tahun terbit buku. Setelah tahun terbit diberi tanda titik (.)
-Tulislah judul buku (dengan diberi garis bawah atau cetak miring). Setelah judul buku diberi tanda titik (.).
-Tulislah kota terbit dan nama penerbitnya. Diantara kedua bagian itu diberi tanda titik dua (:). Setelah nama penerbit diberi tanda titik
-Apabila digunakan dua sumber pustaka atau lebih yang sama pengarangnya, maka sumber dirilis dari buku yang lebih dahulu terbit, baru buku yang terbit kemudian. Di antara kedua sumber pustaka itu dibutuhkan tanda garis panjang.
• Untuk penulisan daftar pustaka yang berasal dari internet ada beberapa rumusan pendapat :
Menurut Sophia (2002), komponen suatu bibliografi online adalah:
• Nama Pengarang• Tanggal revisi terakhhir• Judul Makalah• Media yang memuat• URL yang terdiri dari protocol/situs/path/file• Tanggal akses
Winarko memberikan rumusan pencantuman bibliografi online di daftar pustaka sebagai berikut:
Artikel jurnal dari internet: Majalah/Jurnal Online
Penulis, tahun, judul artikel, nama majalah (dengan singkatanresminya), nomor, volume, halaman dan alamat website.*) Nama majalah online harus ditulis miring
Berikut ini merupakan contoh dari bagaimana penulisan daftar pustaka pada penulisan makalah, skripsi atau penelitian dan lain sebagainya.
1. Penulisan daftar pustaka dalam pengambilan data dari internet, pertama; tulis nama, kedua; tulis (tahun buku atau tulisan dibuat dalam tanda kurung) setelah itu beri (tanda titik), ketiga; tulis judul buku/tulisannya lalu beri (tanda titik) lagi, keempat; tulis alamat websitenya gunakan kata (from) untuk awal judul web dll setelah itu beri tanda koma, kelima; tulis tanggal pengambilan data tersebut ok
2. Penulisan daftar pustaka dalam pengambilan data dari buku, pertama; penulisan nama untuk awal menggunakan huruf besar terlebih dahulu setelah nama belakang ditulis beri (tanda koma), dimulai dari nama belakang lalu beri (tanda koma) dan dilanjutkan dengan nama depan, kedua; tahun pembuatan atau penerbitan buku, ketiga; judul bukunya ingat ditulis dengan mengunakan huruf miring setelah judul gunakan (tanda titik), keempat; tempat diterbitkannya setelah tempat penerbitan gunakan (tanda titik dua), dan kelima; penerbit buku tersebut diakhiri dengan (tanda titik). Seperti contoh dibawah ini:
• Peranginangin, Kasiman (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySql. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset.
• Soekirno, Harimurti ( 2005). Cara Mudah Menginstall Web Server Berbasis Windows Server 2003. Jakarta: Elex Media Komputindo.
3. Penulisan daftar pustaka yang lebih dari satu/dua orang penulis dalam buku yang sama. Pertama tulis nama belakang dari penulis yang pertama setelah nama belakang beri (tanda koma) lalu tulis nama depan jika nama depan berupa singkatan tulis saja singkatan itu setelah nama pertama selesai beri (tanda titik) lalu beri (tanda koma) untuk nama kedua ingat dimulai dari nama belakang ya. Setelah penulisan nama kedua selesai dengan cara penulisan sama seperti nama pertama, nah jika tiga penulis gunakan tanda dan (&) pada nama terakhir begitupula jika penulisnya hanya dua orang saja, setelah penulisan nama selesai, Kedua; tahun pembuatan atau cetakan buku tersebut dengan diawali [tanda kurung buka dan kurung tutup/ ( )] setelah itu beri (tanda titik). Ketiga; judul buku atau karangan setelah itu beri (tanda koma) dan ditulis dengan huruf miring ok. keempat; yaitu penulisan tempat penerbitan/cetakan setelah itu beri (tanda titik dua : ) dan terakhir kelima; nama perusahaan penerbit buku atau tulisan tersebut dan diakhiri (tanda titik) ok.

Read more "DAFTAR PUSTAKA..."

KUTIPAN

Kutipan adalah pinjaman kalimat atau pendapat dari seorang pengarang, atau ucapan nara sumber, baik yang terdapat dalam buku, majalah, koran maupun bahan penerbitan lainnya.

Fungsi kutipan adalah untuk menegaskan uraian, memperkuat pendapat atau membuktikan apa yang dikatakan.

Menurut jenisnya, kutipan bisa diklasifikasikan menjadi kutipan langsung dan kutipan tidak langsung. Kutipan Langsung adalah pinjaman pendapat dengan mengambil secara lengkap kata demi kata, kalimat demi kalimat dari sebuah teks asli.

Sedang kutipan tidak langsung adalah pinjaman pendapat seorang pengarang yang diambil intisarinya saja atau ikhtisar dari pendapat tersebut. Perbedaan antara kutipan dan saduran, saduran adalah pengungkapan atau pembahasan pendapat, teori atau temuan penelitian
Teknik Kutipan
1) Kutipan Tidak Langsung
adalah kutipan dengan mengambil pendapat/ uraian dari buku/ sumber lain yang penyajiann ya dengan bahasan sendiri.
2) Kutipan Langsung
Yang dimaksud kutipan langsung adalah kutipan dari buku atau tulisan yang harus sama dengan aslinya baik dengan susunan kata-katanya maupun tanda bacanya. Kutipan yang panjangnya 5 (lima) baris atau lebih, diketik ber spasi 1 (satu) dengan mengosongkan lima ketik dari garis batas / margin sebelah kiri dengan tidak diberi tanda kutip.

a. Kutipan langsung yang tidak lebih dari empat baris:
1. Kutipan diintegrasikan langsung dengan alinea atau teks.
2. Jarak antar baris adalah dua spasi.
3. Kutipan diapit oleh tanda kutip.
4. Setelah kutipan selesai diberi nomor urut sebagai keterangan.

b. Kutipan langsung lebih dari empat baris:
1. Kutipan dipisahkan dari teks dalam jarak 2,5 spasi
2. Jarak antar baris kutipan satu spasi
3. Kutipan diapit tanda kutip
4. Setelah selesai, diberi nomer urut
5. Seluruh kutipan dimasukkan ke dalam lima ketikan, bila kutipan berikutnya dimulai
dengan alinea baru maka baris pertama dari kutipan itu dimasukkan lagi 5 ketikan.
”Diplomasi, yang sangat erat dikaitkan dengan hubungan antar negara, adalah seni
mengedepankan kepentingan suatu negara melalui negosiasi dengan cara-cara damai apabila
mungkin, dalam berhubungan dengan negara lain. Apabila cara-cara damai gagal untuk
memperoleh tujuan yang diinginkan, diplomasi mengizinkan penggunaan ancaman atau
kekuatan nyata sebagai cara untuk mencapai tujuan-tujuannya”.

Dalam kutipan ini biasanya inti atau sari pendapat itu dikemukakan. Karena itu tidak boleh
menggunakan tanda kutip. Cara mengutipnya:
1. Kutipan diintegrasikan dengan teks.
2. Jarak antar baris dua spasi.
3. Tidak diapit tanda kutip.
4. Selesai mengutip diberi nomor urut.

Read more "KUTIPAN..."

KERANGKA KARANGAN

Kerangka karangan adalah suatu rencana kerja yang memuat garis-garis besar dari suatu karangan atau tulisan yang akan ditulis atau dibahas; susunan sistematis dari pikiran-pikiran utama dan pikiran-pikiran penjelas yang akan menjadi pokok tulisan. kerangka karangan, rencana penulisan, dibuat untuk mempermudah penulisan agar tidak keluar dari tema atau topik yang dituju. Pembuatan kerangka karangan penting agar tulisan atau artikel tidak kaku atau agar penulis tidak bingung dalam melanjutkan tulisannya. Terutama bagi penulis pemula, pembuatan kerangka karangan ini sangat dianjurkan.

Manfaat kerangka karangan:
- Untuk menyusun karangan secara teratur secara teratur.
- Memudahkan penulis mencitrakan klimaks yang berbeda-beda.
- Menghindari penggarap sebuah topik sampai dua kali atau lebih.
- Memudahkan penulis untuk mencari materi .
- Memahami isi sebuah buku atau karangan.
- Mengetahui isi sebuah buku atau karangan.


Pola susunan kerangka :

a. Pola Alamiah Susunan atau pola alamiah adalah suatu urutan unit-unit kerangka karangan sesuai dengan keadaan yang nyata di alam. Sebab itu susunan alamiah dapat dibagi lagi menjadi tiga bagian utama, yaitu berdasarkan urutan ruang, urutan waktu, dan urutan topik yang ada.

Topik yang ada
Suatu pola peralihan yang dapat di masukkan dalam pola alamiah adalah urutan berdasarkan topik yang ada . Suatu barang, hal, atau peristiwa suadh di kenal dengan bagian – bagian tertentu . Untuk menggambarkan hal tersebut secara lengkap, mau tidak mau bagian – bagian itu harus di jelaskan berturut – turut dalam karangan itu, tanpa mempersoalkan bagian mana lebih penting dari lainnya, tanpa memberi tanggapan atas bagian – bagiannya itu .

b. Pola Logis berdasar urutan: Tanggapan yang sesuai dengan jalan pikiran untuk menemukan landasan bagi setiap persoalan, mampu di tuang dalam suatu susunan atau urutan logis . Urutan logis sama sekali tidak ada hubungan dengan suatu ciri yang inheren dalam materinya, tetapi erat dengan tanggapan penulis .
1) klimaks – anti klimaks
2) umum – khusus
3) sebab – akibat
4) proses
5) dan lain-lain.

Berdasar Sifat Rinciannya:
1) Kerangka Karangan Sementara / Non-formal:
cukup terdiri atas dua tingkat, dengan alasan:
a) topiknya tidak kompleks
b) akan segera digarap

2) Kerangka Karangan Formal:
terdiri atas tiga tingkat, dengan alasan:
a) topiknya sangat kompleks
b) topiknya sederhana, tetapi tidak segera digarap

Read more "KERANGKA KARANGAN..."